Archvierung und fristgerechte Löschung von Personenbestandsdaten
Aktenarchiv einsehen
Löschfristen festlegen
Person löschen
Aktenarchiv Die Funktion „Aktenarchiv" ermöglicht es Ihnen, gesetzlich vorgeschriebene Löschfristen von Altakten einzuhalten bzw. deren fristgerechte Löschung tagesgenau zu planen. Eine Kennzeichnung der zu löschenden Datensätze erfolgt dabei anhand der Datumsfelder „Akte abgeschlossen am" und „Datenaufbewahrung bis".
Aktenarchiv einsehen
Um in die Übersichtsmaske des Aktenarchivs zu gelangen, navigieren Sie in der oberen Menüleiste auf die Schaltfläche [Zusätze]. Aktivieren Sie das Untermenü, indem Sie mit der linken Maustaste auf den rechts neben der Schaltfläche befindlichen schwarzen Pfeil klicken. Wählen Sie hier die Option „Aktenarchiv" aus.
Die Maske „Aktenarchiv" ist in zwei wesentliche Bereich aufgeteilt. Im oberen Abschnitt finden Sie alle Personen, deren Aktenstatus mit „Akte abgeschlossen" gekennzeichnet wurde und darüber hinaus das dazugehörige Datumsfeld „geändert am" ein Datum am oder vor 20 Jahren beinhaltet. Solange Sie für eine Person innerhalb dieser Kategorie kein explizites Löschdatum unter „Datenaufbewahrung bis" definiert haben, wird der Datensatz nicht aus diesem Bereich ausgeblendet. Eine Anzeige von Personendaten im Bereich „Akte abgeschlossen" erfolgt ebenfalls, wenn das Datumsfeld „Akte abgeschlossen (geändert am)" ein Datum am oder vor 20 Jahren beinhaltet und darüber hinaus die von Ihnen definierte Löschfrist im Feld „Datenaufbewahrung bis" vor dem aktuellen Tagesdatum liegt.
Personendatensätze, für die durch den Sachbearbeiter ein Löschdatum im Feld „Datenaufbewahrung bis" eingetragen wurde, erscheinen im unteren Abschnitt „Datenaufbewahrung" der Maske „Aktenarchiv". Die Darstellung dieser Datensätze unterliegt des Weiteren keinen festgelegten Zeiträumen. Ist ein Löschdatum hinterlegt, wird die Person im Suchergebnis angezeigt.<ac:structured-macro ac:name="anchor" ac:schema-version="1" ac:macro-id="99012e24-4bb7-4f68-bf73-b11c207c2477"><ac:parameter ac:name="">_GoBack</ac:parameter></ac:structured-macro>
Klicken Sie einen Datensatz innerhalb der Ergebnisliste mit der rechten Maustaste an, öffnet sich ein Untermenü, aus dem Sie die Person zur weiteren Bearbeitung in der Personenmaske oder im Navigator öffnen können. Es wird empfohlen, für alle Personen im Bereich „Akte abgeschlossen" ein Löschdatum im Feld „Datenaufbewahrung bis" in der Personenmaske festzulegen.
Löschfristen festlegen
Mit Hilfe des Feldes „Datenaufbewahrungs bis" können Sie eigenständig festlegen, zu welchem Zeitpunkt eine Personenakte mit allen verknüpften Erlaubnis- und Waffendaten aus Ihrem Datenbestand zu entfernen ist. Das Datumsfeld sollte in einem Schritt mit der Archivierung einer Personenakte in der Condition Waffenverwaltung gepflegt werden. Die Vergabe eines Datum im Zeitraum (20 Jahre oder mehr) erfolgt nicht automatisch und ist fallbezogen zu bestimmen.
Öffnen Sie dazu eine Person über den Quickfinder oder anhand der zuvor beschriebenen Methode aus dem Fenster „Aktenarchiv" heraus. Wechseln Sie auf die Reiterkarte „Personendaten" und versetzen Sie die Maske über die rechte Maustaste -> „Datensatz bearbeiten" in den Bearbeitungsmodus. Im unteren Maskenabschnitt finden Sie neben weiteren Statusfeldern der Person das Eingabefeld „Datenaufbewahrung bis". Tragen Sie hier das gewünschte Löschdatum zur Person ein und speichern Sie den Datensatz ab. Die markierten Personen können anschließend mit Hilfe der Funktion „Aktenarchiv" aufgelistet und bei Bedarf aus der Datenbank des ÖWS sowie des NWR entfernt werden.
Person löschen
Um einen Personendatensatz zu löschen, öffnen Sie zunächst die Ansichtsmaske der Person, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Bildschirmmaske und wählen Sie die Option „Datensatz löschen". Alternativ können Sie den Datensatz über die obere Menüleiste „Bearbeiten -> Datensatz löschen" aus ihrem Datenbestand entfernen.
Bestätigen Sie die darauf folgende Sicherheitsabfrage mit [Ja], wenn Sie die Person wirklich aus dem Datenbestand entfernen möchten. Wenn Sie die Aktion abbrechen möchten, betätigen Sie die Schaltfläche [Nein].
Wichtig: Besitzt die Person eine "NWR ID", wird die Löschung sowohl im lokalen ÖWS als auch in der zentralen Komponente des NWR durchgeführt.