Im nachfolgenden Artikel finden Sie alle relevanten Informationen hinsichtlich der Lizenzierung, Konfiguration und Nutzung des in der Condition Registerauskunft enthaltenen Moduls zur Überprüfung von Personen beim Zollkriminalamt und bei der Bundespolizei.
Unsere eLearing-Videos zur neuen Schnittstelle können Sie über die jeweiligen Links zu Beginn der nachfolgend beschriebenen Schritt abrufen.
Schritt 1: Lizenzierung von WorkOffice Programmen und Programmmodulen
📹 Video: Aktivierung einer Produktlizenz mit dem Lizenzierungsassistenten
Ein neu/zusätzlich erworbenes Produkt aus der Condition WorkOffice-Familie muss für die Anwender lizenziert werden.
- Öffnen Sie den WorkOffice Lizenzierungs-Assistenten. Das Programm registerxp.exe finden Sie über das Windows Startmenü bzw. im Unterordner "Tools" der WorkOffice Installation.
- Tragen Sie in der Anmeldemaske einen gültigen WorkOffice Administrator Account und das dazugehörige Kennwort ein und klicken Sie auf die Schaltfläche [OK].
- Klicken Sie in der Willkommens-Maske des Assistenten auf [Weiter].
- Tragen Sie den Namen des lizenzierenden Benutzers sowie der betroffenen Dienststelle ein. Die Daten stehen in keinem direkten Zusammenhang mit der vorliegenden Lizenznummer und können daher frei formuliert werden.
- Klicken Sie in der Maske des Assistenten erneut auf [Weiter] bis Sie das zu lizenzierende Modul "Registerauskunft BPol/ZKA" aufgefunden haben. Geben Sie die zweiteilige Lizenznummer in den dafür vorgesehenen Feldern ein.
- Klicken Sie erneut auf [Weiter], um eine Zusammenfassung der freizuschaltenden Softwareprodukte einsehen zu können.
- Betätigen Sie abschließend die Schaltfläche [Fertigstellen]. Nach einem Neustart der Registerauskunft kann das neue Modul in den Optionen aktiviert und konfiguriert werden.
Schritt 2: Aktivierung und Konfiguration
📹 Video: Aktivierung von CSV-Profilen in der Registerauskunft
Bevor sie die Arbeit mit dem Programm aufnehmen können, ist es notwendig, die Einstellungen an die Vorgaben Ihres Rechenzentrums oder Ihrer Übermittlungskopfstelle anzupassen.
Hierzu rufen Sie im Programm über die Menüleiste den Punkt „Extras" die "Optionen" auf.
Wechseln Sie nun auf die Registerkarte "Datentransfer". Über die Schaltfläche [Anpassen] in der Mitte der Maske gelangen Sie in die detaillierten Einstellungen des ausgewählten Profils.
Beim ersten Aufruf der Maske ist das Feld "Behördenkennzahl" leer. Dieses Feld muss zwingen von Ihnen gefüllt werden, da ohne das korrekte Kennzeichen keine eindeutige Zuordnung, Bearbeitung und Rückübermittlung ihrer Anfragen erfolgen kann.
Behördenkennzahl
Übertragen Sie in dieses Feld bitte das Ihnen bekannte 6-stellige NWR Behördenkennzeichen. Das Kennzeichen kann auch über den WorkOffice "Kataloge"-Ordner in der Datei "Behoerden.xml" ermittelt werden.
Ablageverzeichnis
Das Ablageverzeichnis kann für jedes Ausgabeprofil individuell eingestellt werden. Dies ist in der Regel aber nicht notwendig, so dass Sie den eingestellten Exportpfad der Registerauskunft, welchen Sie bereits über den Punkt "Pfadeinstellungen" definiert haben, übernehmen sollten.
Dateinamen
Der Name der Ausgabedatei setzt sich aus dem Dateinamen, der laufenden Nummer und der Formatierung zusammen, kann aber auch mit einer sich immer wiederholenden Zeichenfolge erzeugt werden.
Beispiel
Dateiname: [B].[YMD].[hms].BPOL.csv = 595009.20241120.153109.BPOL.csv
Dateiname: [B].[YMD].[hms].ZKA.csv = 595009.20241120.153109.ZKA.csv
Verwenden Sie kein "B", "Z" oder "P" als Anfangsbuchstaben im Dateinamen. Das Transferscript überträgt andernfalls die CSV-Dateien per FTP auf den Server der Kopfstelle. Die Dateien können von den Sachbearbeitern im Ergebnis nicht mehr im lokalen Exportpfad gefunden und an das Zollkriminalamt bzw. die Bundespolizei versendet werden.
Über die Auswahlfelder "Daten in einer schon vorhandenen Datei überschreiben" bzw... " anhängen", können Sie bestimmen, wie die Registerauskunft sich bei der Ausgabe neuer Regelüberprüfungen verhalten soll. Alternativ können Sie eine Datei mit einer bei jeder Anfrage eindeutigen Zeichenfolge erstellen.
Klicken Sie auf [OK], um die Einstellungen zu speichern.
Wiederholen Sie die Schritte auch für das Profil "Abfrage beim Zollkriminalamt".
Klicken Sie auf [OK] um die Individuellen Profileinstellungen zu schließen und nochmals auf [OK], um die Optionen der Registerauskunft zu beenden. Die beiden neuen Überprüfungsprofile können ab sofort für die Regelüberprüfung herangezogen werden.
Schritt 3: Personen zur Überprüfung vormerken
📹 Video: Anleitung zur Vormerkung einer Person zur Überprüfung
Um eine Person zur Überprüfung vorzumerken aber erst zu einem späteren Zeitpunkt die Überprüfung auszulösen, gehen Sie in der oberen Menüleiste der Waffen- oder Jagdverwaltung auf das rote Fähnchen und wählen den Punkt ->“Zur Überprüfung vormerken“ alternativ (STRG + M) aus. Der Personendatensatz muss hierzu entweder im Fenster des Quickfinders markiert oder im Navigator bzw. der Personenmaske geöffnet sein.
Aus dem Navigator heraus kann die Person zusätzlich über den Menüpunkt "Warteschlange Auskünfte" heraus per Doppelklick mit der linken Maustaste für eine Regelüberprüfung vorgemerkt werden.
Assistent Registerauskunft-Warteschlange
Im ersten Schritt des Assistenten wählen Sie das "Überprüfungsverfahren" aus, mit dessen Hilfe die Überprüfungen nicht nur in der Registerauskunft kategorisiert, sondern darüber hinaus auch nur von Sachbearbeitern mit bestimmten Rechten abgerufen werden können.
Im darauf folgenden Fenster selektieren Sie alle Auskunftsarten, mit denen die Person später aus der Registerauskunft heraus überprüft werden soll, z.B. "Auskunft aus dem Bundeszentralregister" und "Auskunft aus dem Verfahrensregister". Zusätzlich finden Sie in dieser Auswahlmaske nun auch die Punkt "Abfrage bei der Bundespolizei" sowie "Abfrage beim Zollkriminalamt". Die gewählte Kombination, ob nur ein Profil oder ob alle selektiert werden sollen, kann vom Sachbearbeiter frei entschieden werden.
Anschließend legen Sie fest, welchen Umfang die Auskunftsersuchen durch die beantwortende Stelle betragen sollen. Beachten Sie dabei bitte, dass eine Kombination des Kürzels "TR" nur mit den Verwendungszwecken (siehe nächster Schritt) "WXX" möglich ist. "RB" kann hingegen bei waffen- und jagdrechtlichen Auskunftsersuchen verwendet werden.
Im letzten Fenster des Assistenten selektieren Sie den Verwendungszweck der Auskunft, z.B. "W11 Zuverlässigkeitsüberprüfung nach WaffG". Klicken Sie dann auf [Weiter] und abschließend auf [Fertigstellen].
Im Zusammenhang mit einer Einzelanfrage "Abfrage bei der Bundespolizei" oder "Abfrage beim Zollkriminalamt" ist die Auswahl von TR, RB und OU sowie der Verwendungszweck nicht von Bedeutung. Diese wird nur in eine Überprüfungsdatei für das Bundeszentralregister geschrieben, sofern das Profil bei der "Art der Auskunft" angehakt wurde.
Der Assistent bestätigt Ihnen in einer zusammenfassenden Meldung die durchgeführten Aktionen.
Schritt 4a: Erstüberprüfung/Personen gesammelt überprüfen
📹Video: Anleitung zur Überprüfung von Personen in der Registerauskunft
Da bisher noch keine waffenrechtliche relevante Person bei der Bundespolizei und beim Zollkriminalamt überprüft wurde, sollte eine Erstüberprüfung aller Personen aus ihrem Datenbestand erfolgen.
Wechseln Sie dazu in den Ordner "Waffenrechtlich relevant". Drücken Sie nun die Tasten STRG + A auf der Tastatur, um alle Personen aus der Liste zu markieren.
Klicken Sie auf den Button [Auskunft erstellen] in der oberen Menüleiste, um den Überprüfungsprozess zu starten.
Im ersten Schritt des Assistenten wählen Sie das "Überprüfungsverfahren" aus.
Im darauf folgenden Fenster selektieren Sie alle Auskunftsarten, mit denen die Person später aus der Registerauskunft heraus überprüft werden soll. Verwenden Sie bitte "Abfrage bei der Bundespolizei" und "Abfrage beim Zollkriminalamt".
Der Verwendungszweck kann frei gewählt werden, da diese kein Bestandteil der späteren Exportdatei darstellt.
Der Transfer-Assistent bittet Sie nach erfolgreicher Angabe aller Ausgabeoptionen, Ihre Auswahl über die Schaltfläche [Fertigstellen] zu bestätigen. Wenn Sie ihre Eingaben korrigieren möchten, gelangen Sie über den Button [Zurück] zu den vorhergehenden Masken des Transfer-Assistenten.
Durch einen Klick auf [Abbrechen] verlassen sie den Transfer-Assistenten ohne eine Aktion auszuführen.
Durch Aktivieren von [Fertigstellen] werden die unter „Optionen -> Datentransfer“ vorgenommenen Einstellungen ausgelesen, die Ausgabedateien erzeugt und an die Register übermittelt.
In einem Statusfenster wird Ihnen der Fortschritt des Überprüfungsvorgangs visualisiert. Nach dem Abschluss des Vorgangs werden die überprüften Personen unter dem Ordner "Offene Auskünfte" angezeigt.
Die Funktion „Suchordner“ vereinfacht Ihnen das Auffinden von häufig gesuchten Personengruppen und Informationen bzw. das detaillierte Kategorisieren der vordefinierten Suchordner. Wir verwenden einen Suchordner, um alle bisher nicht beim Zollkriminalamt bzw. der Bundespolizei überprüften Personen in einer gesammelten Liste darzustellen.
Um einen neuen Suchordner in der Ordnerliste einzufügen, klicken Sie auf mit der rechten Maustaste auf den zu kategorisierenden Hauptordner und wählen „Suchordner hinzufügen“ - wir verwenden den Ordner "Waffenrechtlich relevant".
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Namen des Suchordners vergeben müssen. Klicken sie nach Eingabe des gewünschten Suchordnernamens auf die Schaltfläche [Kriterien] um die genauen Suchfelder festzulegen.
Die Bedienung des neuen Fensters erfolgt analog zur „Erweiterten Suche“ in der Registerauskunft“. In unserem Beispiel suchen wir im Datumsfeld „Anfragedatum BPol waffenrechtlich“ nach dem Kriterium "an keinem Datum".
Fügen Sie das Element über die Schaltfläche [Oder] hinzu und wiederholen Sie den Schritt für das Feld "Anfragedatum ZKA waffenrechtlich“.
Überprüfen Sie ihre Suche, indem sie über die Schaltfläche [Suche starten] die Datenbank durchsuchen.
Über [Schließen] werden die Kriterien übernommen und für den Suchordner abgespeichert. Klicken Sie im nachfolgenden Fenster auf [OK].
Der Suchordner „Fällige Regelüberprüfungen ZKA und BPol“ zeigt nun alle Personen, welche im Besitz einer waffenrechtliche Erlaubnis sind und bei denen bisher noch kein Überprüfungsdatum für die Stellen ZKA und BPol erfasst sind.
Das Suchergebnis kann genauso bearbeitet werden, wie alle Datenlisten in der Registerauskunft. Sie können die markierten Personen überprüfen, zur Überprüfung vormerken oder eine Analyse in MS Excel durchführen.
Schritt 4c: Warteschlange abarbeiten
📹 Video: Anleitung zur Vormerkung einer Person zur Überprüfung
Der Überprüfungsprozess kann über die Schaltfläche [Warteschlange abarbeiten] in der oberen Menüleiste gestartet werden. Übermittelt werden nur die von Ihnen markierten Datensätze. Die Überprüfungsart wird anhand der von Ihnen bereits beim Vormerken zur Überprüfung getroffenen Auswahl automatisch übernommen.
Sie können entscheiden, ob Sie nur die von Ihnen markierten Personen oder alle in der Warteschlange befindlichen Datensätze in einem Vorgang ausgeben möchten.
In einem Statusfenster wird Ihnen der Fortschritt des Überprüfungsvorgangs visualisiert. Nach dem Abschluss des Vorgangs werden die überprüften Personen aus der Warteschlangenliste entfernt.
Schritt 5: Versenden der Anfragedaten
Der gewünschte Übertragungsweg ist durch das Zollkriminalamt und die Bundespolizei über die Ministerien der Länder kommuniziert worden. Bitte wenden Sie sich an Ihre interne EDV-Abteilung, um eine den Anforderungen entsprechende sichere Datenübertragung in der Waffenbehörde zu etablieren.
📹 Video: Anleitung zur manuellen Beantwortung von offenen Anfragen per CSV-Datei
Zu den Auskunftsarten Bundespolizei und Zollkriminalamt erhalten Sie von der angefragten Stelle keine direkt einlesbare Rücklaufdatei zurück. Daher müssen Sie unter dem Ordner "Offene Auskünfte" eine "Manuelle Antwort erstellen".
Um eine manuelle Auskunft zu erzeugen, klicken Sie die gewünschte(n) Person(en) in den "offenen Auskünften" mit der rechten Maustaste an und wählen dort den gleichnamigen Menüpunkt aus.
Im Fenster "Manuelle Antwort" können Sie grundlegende Rücklaufdaten, die Anzahl der möglichen Eintragungen sowie den Eintragungstext hinterlegen. Setzen Sie einen Haken bei "Archiviert", wenn Sie die manuell erstelle Antwort umgehend in den Ordner "Archivierte Auskünfte" verschieben möchten.
- Öffnen Sie die Ihnen vorliegende CSV-Datei sowie die Condition Registerauskunft.
- Im Feld "AnfrageId" der CSV-Datei ziehen Sie jeweils die ersten sechs Stellen (eindeutige Behörden-NRWID) ab, um die in der Condition Registerauskunft gespeicherte Personennummer zu ermitteln.
- Sofern nicht bereits sichtbar, aktivieren Sie die Schnellsuche über die Schaltfläche [Suchen] in den "Offenen Auskünften" der Registerauskunft.
- Unter "Suchen in" wählen Sie im Bereich "Nummerische Felder" die "Guid" aus.
- Im Feld "Suchen nach" tragen Sie die ermittelte Personennummer aus Schritt 2 ein und starten die Suche mit [Enter].
Bei Betrachtung der .CSV-Dateien mit Microsoft Excel werden sowohl in einigen Postleitzahlenbereichen als auch beim Geburtsdatum einer Person die führenden Nullen nicht dargestellt.
Beachten Sie bitte, dass die automatische Formatierung von Microsoft Excel die Zellen als “Text” formatiert und die führenden Nullen somit in der Ansicht ausgeblendet werden.
Lösung
Öffnen Sie die Dateien z.B. mit dem Microsoft Windows “Editor” wird die Formatierung wie gewünscht dargestellt.
