Statisch: Es muss für jeden Benutzer ein separater Kopfbogen angelegt werden. In diesem Kopfbogen werden die benutzerbezogenen Daten wie zum Beispiel die „Telefonnummer“ oder die „Zimmernummer“ des Benutzers fest und unveränderlich eingetragen.
Vorab erstellen Sie bitte für jeden Benutzer einen Kopfbogen, in welchem Sie die Daten fest einschreiben.
WICHTIG
Das in WorkOffice verwendete Briefpapier ist nach der Konvertierung aus einer Bild- oder Worddatei statisch und kann inhaltlich nur verändert werden, wenn die zugrundeliegende Vorlagendatei editiert wird.
Klicken Sie zunächst auf den in der oberen Menüleiste befindlichen schwarzen Pfeil neben dem Button [Sonstige Formulare] und wählen Sie anschließend den Punkt „Briefpapier verwalten“.
Es öffnet sich das Fenster „Briefpapier“. Klicken Sie an dieser Stelle auf den Button [Neu…].
In der nächsten Ansicht „Briefpapier [Hinzufügen]“ finden Sie zum Einlesen eines Briefpapieres zum einen den Button [Bild wechseln…], welcher das Einlesen eines Bildes (.jpg, .gif, .bmp, .wmf) ermöglicht und zum anderen den Button [Aus Vorlage erstellen], welcher das Einlesen einer Vorlage (.doc, .dot, .rtf) ermöglicht.
Jedem Benutzer ist es möglich, ein auf seine Bedürfnisse angepasstes Briefpapier einzulesen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie im Feld „Name“ eine genaue Beschreibung für Ihr Briefpapier eingeben.
Beispiel:
Briefpapier_01_Benutzername (Seite 1)
Briefpapier_02_Benutzername (Alle Folgeseiten)
Bestätigen diese Eingabe mit [OK].
Dynamisch: Es wird ein Kopfbogen für alle Benutzer erstellt. Dieser wird mit Textmarken befüllt, welche je nach Anmeldung des Benutzer verschieden befüllt werden.
Ab der Version 7.12 von WorkOffice ist es möglich, das Briefpapier vorab mit Textmarken zu versehen. Durch setzen des Häkchens „Dynamisch erzeugen“ wird das im Hintergrund des von Ihnen gedruckten Worddokumentes eingeblendete „Briefpapier“ automatisch mit benutzerbezogenen Daten befüllt. Somit können Sie z.B. das Aktenzeichen oder das Datum im Bereich des Briefpapiers einfügen ohne eine weitere Textmarke auf einer neuen Ebene in Word zu erstellen. Weiterhin ist bei Änderungen an der Corporate Identity (CI) nur noch ein abteilungsweites Briefpapier zu pflegen. Achten Sie deshalb bitte darauf, dass diese Daten korrekt gefüllt sind.
Pflege von benutzerbezogenen Textmarken
Zur Kontrolle der für die WorkOffice-Anwender hinterlegten Daten, öffnen Sie die „WorkOffice Administration“:
| Im Fenster der „Benutzer- und Rollenverwaltung“ markieren Sie den zu bearbeitenden Benutzerdatensatz und klicken unterhalb auf den Button [Editieren]. |
|---|
Unter dem Punkt „Benutzer editieren“ können zu jedem Benutzer die relevanten Daten hinterlegt werden. Dies ist zwingend notwendig, wenn Sie die Textmarken im späteren Druck verwenden möchten.
Sind alle Daten eingetragen, klicken Sie abschließend auf den Button [Speichern], um diese für die Waffen- und Jagdverwaltung zu übernehmen.
Bearbeiten dynamisches Briefpapier
Im ersten Schritt erstellen Sie sich einen Briefkopf als Basisvorlage. Hier entfernen Sie alle Daten, welche später durch WorkOffice-Textmarken ersetzt werden sollen.
WICHTIG
In einem dynamischen Briefpapier können nur Textmarken des Benutzers, der Behörde, der Adresszeilen sowie dem Aktenzeichen eingefügt werden. In den Anhängen befindet sich eine Textmarkenliste zum Briefpapier.
Mögliche Textmarken für das Briefpapier können auch direkt aus der „Textmarkenliste“, die Sie über die Webseite der Condition GmbH beziehen können, eingefügt werden. Nutzen Sie hierzu die Funktionen „Kopieren“ und „Einfügen“
Link: https://condition.de/Kundenbereich/Downloads.aspx
„Textmarken zum Briefpapier“
Einbinden eines dynamischen Briefpapiers
WICHTIG
Auch das in WorkOffice verwendete dynamische Briefpapier ist nach der Konvertierung aus einer Worddatei statisch und kann inhaltlich nur verändert werden, wenn die zugrundeliegende Vorlagendatei editiert wird.
Klicken Sie zunächst auf den in der oberen Menüleiste befindlichen schwarzen Pfeil neben dem Button [Sonstige Formulare] und wählen Sie anschließend den Punkt „Briefpapier verwalten“.
Es öffnet sich das Fenster „Briefpapier“. Klicken Sie an dieser Stelle auf den Button [Neu…].
Das dynamische Briefpapier kann aufgrund der Textmarken nur aus einer Wordvorlage eingebunden werden. Klicken Sie hierzu auf den Button [Aus Vorlage erstellen].
Nachdem die Vorlage eingebunden ist, erscheint unterhalb der Punkt „Benutzerbezogene Textmarken beim Druck befüllen“, dieser muss aktiviert werden. Das Häkchen dient dazu, dass die Textmarken im Kopfbogen beim Druck befüllt werden.
Wechseln Sie auf den zweiten Reiter der Maske „Briefpapier“ -> „Briefpapier zuweisen“. An dieser Stelle wählen Sie im Feld „Benutzer“ Ihren Benutzernamen aus.
Unter dem Punkt „Briefpapier Seite 1“ wählen Sie den „Kopfbogen“ aus. Dieser unterscheidet sich vom Feld „Briefpapier“. Hier wird lediglich die Folgeseite (meistens nur aus einer Fußzeile bestehend) eingelesen.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben wieder mit [OK].
