Im nachfolgenden Artikel finden Sie alle relevanten Informationen hinsichtlich der Lizenzierung, Konfiguration und Nutzung des in der Condition Registerauskunft enthaltenen Moduls zur Überprüfung von Personen beim Zollkriminalamt und bei der Bundespolizei.
Unsere eLearingeLearning-Videos zur neuen Schnittstelle können Sie über die jeweiligen Links zu Beginn der nachfolgend beschriebenen Schritt abrufen.
Schritt 1: Lizenzierung von WorkOffice Programmen und Programmmodulen
📹 Video: Aktivierung einer Produktlizenz mit dem Lizenzierungsassistenten
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- Öffnen Sie den WorkOffice Lizenzierungs-Assistenten. Das Programm registerxp.exe finden Sie über das Windows Startmenü bzw. im Unterordner "Tools" der WorkOffice Installation.
- Tragen Sie in der Anmeldemaske einen gültigen WorkOffice Administrator Account und das dazugehörige Kennwort ein und klicken Sie auf die Schaltfläche [OK].
- Klicken Sie in der Willkommens-Maske des Assistenten auf [Weiter].
- Tragen Sie den Namen des lizenzierenden Benutzers sowie der betroffenen Dienststelle ein. Die Daten stehen in keinem direkten Zusammenhang mit der vorliegenden Lizenznummer und können daher frei formuliert werden.
- Klicken Sie in der Maske des Assistenten erneut auf [Weiter] bis Sie das zu lizenzierende Modul "Registerauskunft BPol/ZKA" aufgefunden haben. Geben Sie die zweiteilige Lizenznummer in den dafür vorgesehenen Feldern ein.
- Klicken Sie erneut auf [Weiter], um eine Zusammenfassung der freizuschaltenden Softwareprodukte einsehen zu können.
- Betätigen Sie abschließend die Schaltfläche [Fertigstellen]. Nach einem Neustart der Registerauskunft kann das neue Modul in den Optionen aktiviert und konfiguriert werden.
Schritt 2: Aktivierung und Konfiguration
📹 Video: Aktivierung von CSV-Profilen in der Registerauskunft
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Wechseln Sie nun auf die Registerkarte "Datentransfer". Über die Schaltfläche [Anpassen] in der Mitte der Maske gelangen Sie in die detaillierten Einstellungen des ausgewählten Profils.
Wichtig: Verändern Sie die Angaben im Auswahlfeld "Empfohlene Optionen für" bitte nicht! Wenn hier bspw. der Wert "Benutzerdefiniert" hinterlegt wurde, muss dieser auch für die Aktivierung der neuen Überprüfungsprofile bestehen bleiben.
| Info |
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| Bitte beachten Sie, dass nur angehakte Profile bei der späteren Datenausgabe in der Registerauskunft zur Auswahl stehen. Alle Einstellungen werden in der Datenbank abgelegt und müssen nicht an jedem Arbeitsplatz neu vorgenommen werden. |
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Der Name der Ausgabedatei setzt sich aus dem Dateinamen, der laufenden Nummer und der Formatierung zusammen, kann aber auch mit einer sich immer wiederholenden Zeichenfolge erzeugt werden.
Beispiel
Dateiname: ZKA.csv lfd. Nr.: 1 Formatierung: 00000 -> ZKA00001Dateiname: BPol.csv lfd. Nr.: 255 Formatierung: 000 -> BPol255.csv[B].[YMD].[hms].BPOL.csv = 595009.20241120.153109.BPOL.csv
Dateiname: [B].[YMD].[hms].ZKA.csv = 595009.20241120.153109.ZKA.csv
| Info |
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Verwenden Sie kein "B", "Z" oder "P" als Anfangsbuchstaben im Dateinamen. Das Transferscript überträgt andernfalls die CSV-Dateien per FTP auf den Server der Kopfstelle. Die Dateien können von den Sachbearbeitern im Ergebnis nicht mehr im lokalen Exportpfad gefunden und an das Zollkriminalamt bzw. die Bundespolizei versendet werden. |
Über die Auswahlfelder "Daten in einer schon vorhandenen Datei überschreiben" bzw... " anhängen", können Sie bestimmen, wie die Registerauskunft sich bei der Ausgabe neuer Regelüberprüfungen verhalten soll. Alternativ können Sie eine Datei mit einer bei jeder Anfrage eindeutigen Zeichenfolge erstellen.
Klicken Sie auf [OK], um die Einstellungen zu speichern.
Wiederholen Sie die Schritte auch für das Profil "Abfrage beim Zollkriminalamt".
Klicken Sie auf [OK] um die Individuellen Profileinstellungen zu schließen und nochmals auf [OK], um die Optionen der Registerauskunft zu beenden. Die beiden neuen Überprüfungsprofile können ab sofort für die Regelüberprüfung herangezogen werden.
| Info |
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Alle Behörden im zentralen Betrieb der komm.one verwenden bitte den Exportpfad "G:\transfer" bzw. sollte dieser durch die globalen Einstellungen der Registerauskunft bereits vorgegeben sein. |
Schritt 3: Personen zur Überprüfung vormerken
📹 Video: Anleitung zur Vormerkung einer Person zur Überprüfung
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Der Assistent bestätigt Ihnen in einer zusammenfassenden Meldung die durchgeführten Aktionen.
Schritt 4a: Erstüberprüfung/Personen gesammelt überprüfen
📹Video: Anleitung zur Überprüfung von Personen in der Registerauskunft
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In einem Statusfenster wird Ihnen der Fortschritt des Überprüfungsvorgangs visualisiert. Nach dem Abschluss des Vorgangs werden die überprüften Personen unter dem Ordner "Offene Auskünfte" angezeigt.
📹Video: Registerauskunft: Suchordner erstellen und verwalten
Die Funktion „Suchordner“ vereinfacht Ihnen das Auffinden von häufig gesuchten Personengruppen und Informationen bzw. das detaillierte Kategorisieren der vordefinierten Suchordner. Wir verwenden einen Suchordner, um alle bisher nicht beim Zollkriminalamt bzw. der Bundespolizei überprüften Personen in einer gesammelten Liste darzustellen.
Um einen neuen Suchordner in der Ordnerliste einzufügen, klicken Sie auf mit der rechten Maustaste auf den zu kategorisierenden Hauptordner und wählen „Suchordner hinzufügen“ - wir verwenden den Ordner "Waffenrechtlich relevant".
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Namen des Suchordners vergeben müssen. Klicken sie nach Eingabe des gewünschten Suchordnernamens auf die Schaltfläche [Kriterien] um die genauen Suchfelder festzulegen.
Die Bedienung des neuen Fensters erfolgt analog zur „Erweiterten Suche“ in der Registerauskunft“. In unserem Beispiel suchen wir im Datumsfeld „Anfragedatum BPol waffenrechtlich“ nach dem Kriterium "an keinem Datum".
Fügen Sie das Element über die Schaltfläche [Oder] hinzu und wiederholen Sie den Schritt für das Feld "Anfragedatum ZKA waffenrechtlich“.
Überprüfen Sie ihre Suche, indem sie über die Schaltfläche [Suche starten] die Datenbank durchsuchen.
Über [Schließen] werden die Kriterien übernommen und für den Suchordner abgespeichert. Klicken Sie im nachfolgenden Fenster auf [OK].
Der Suchordner „Fällige Regelüberprüfungen ZKA und BPol“ zeigt nun alle Personen, welche als waffenrechtlich relevant gekennzeichnet sind und bei denen bisher noch kein Überprüfungsdatum für die Stellen ZKA und BPol erfasst sind.
Das Suchergebnis kann genauso bearbeitet werden, wie alle Datenlisten in der Registerauskunft. Sie können die markierten Personen überprüfen, zur Überprüfung vormerken oder eine Analyse in MS Excel durchführen.
Schritt 4c: Warteschlange abarbeiten
📹 Video: Anleitung zur Vormerkung einer Person zur Überprüfung
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In einem Statusfenster wird Ihnen der Fortschritt des Überprüfungsvorgangs visualisiert. Nach dem Abschluss des Vorgangs werden die überprüften Personen aus der Warteschlangenliste entfernt.
Schritt 5: Versenden der Anfragedaten
Der gewünschte Übertragungsweg ist durch das Zollkriminalamt und die Bundespolizei über die Ministerien der Länder kommuniziert worden. Bitte wenden Sie sich an Ihre interne EDV-Abteilung, um eine den Anforderungen entsprechende sichere Datenübertragung in der Waffenbehörde zu etablieren.
📹 Video: Anleitung zur manuellen Beantwortung von offenen Anfragen per CSV-DateiZu den Auskunftsarten Daten von Bundespolizei und Zollkriminalamt erhalten Sie von der angefragten Stelle keine direkt einlesbare Rücklaufdatei zurück. Daher müssen Sie unter dem Ordner "Offene Auskünfte" eine "Manuelle Antwort erstellen".
Um eine manuelle Auskunft zu erzeugen, klicken Sie die gewünschte(n) Person(en) in den "offenen Auskünften" mit der rechten Maustaste an und wählen dort den gleichnamigen Menüpunkt aus.
| Info |
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| Manuelle Antworten können auch für mehrere offene Auskünfte erzeugt werden. Markieren Sie einfach alle Auskünfte, die Sie in einem Arbeitsschritt beantworten möchten, bspw. alle negativen Rückläufer vom 15.11.2024. |
Im Fenster "Manuelle Antwort" können Sie grundlegende Rücklaufdaten, die Anzahl der möglichen Eintragungen sowie den Eintragungstext hinterlegen. Setzen Sie einen Haken bei "Archiviert", wenn Sie die manuell erstelle Antwort umgehend in den Ordner "Archivierte Auskünfte" verschieben möchten.
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Alle Antworten von BPol und ZKA werden Ihnen per E-Mail bereitgestellt. Die Dateien können auch direkt in der Registerauskunft eingelesen und damit automatisch den offenen Anfragen zugewiesen werden.
Der bekannte Datensatz wurde dabei lediglich um die Spalte "Ergebnis" erweitert, welche die Werte "N" für negativ und "P" für positiv beinhaltet:
Aktion;AnfrageId;Familienname;Geburtsname;Weitere Namen;Vorname;Weitere Vornamen;Geschlecht;Geburtsdatum;Geburtsort;Geburtsland;Staatsangehörigkeit;Strasse;Hausnummer;Land;PLZ;Ort;Ergebnis
A;A217732;Mustermann;;;Max;;m;30.03.1982;Ratzeburg;DEU;DEU;Musterstraße;1;DEU;38700;Braunlage;N
Öffnen Sie hierzu bitte im ersten Schritt Ihren E-Mail-Client, bspw. Microsoft Outlook und klicken Sie auf die gewünschte Mail in Ihrem Posteingang. Markieren Sie den Dateianhang aus der Mail mit der rechten Maustaste und wählen Sie aus dem Untermenü "Speichern unter" aus.
Navigieren Sie über den Windows Explorer in das "Import"-Verzeichnis der Registerauskunft und klicken Sie auf [Speichern].
| Info |
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Hinweis: Den korrekten Importordner für die Registerauskunft können Sie im Programm über das Menü "Extras - Optionen - Datentransfer" ermitteln. Speichern Sie die Dateien nach Möglichkeit nur in diesen Ordner. Wählen Sie einen alternativen Speicherort auf Ihrer Festplatte und lesen die Rücklaufdateien von ZKA oder BPol aus diesem Ordner ein, wird der neue Speicherort von der Registerauskunft vorgemerkt. Beim nächsten Versuch, z.B. Dateien vom BZR oder ZStV einzulesen, befindet sich die Auswahlmaske in der falschen Ordnerstruktur.
Beachten Sie darüber hinaus, dass insbesondere ältere Anfragen an BPol und ZKA andere Anfrage-IDs aufweisen (595XXX). Um eine korrekte Zuweisung zum betroffenen Verfahren in der Registerauskunft vornehmen zu können, ist es wichtig, dass die Dateien die Zeichenfolge "BPol" oder "ZKA" im Namen enthalten → bpw. "595002568.20250213.163714.BPOL.csv" für eine Rücklaufdatei der Bundespolizei. |
Wechseln Sie nun in die Registerauskunft und klicken Sie in der oberen Menüleiste auf [Einlesen]. Markieren Sie alle zur Verarbeitung anstehenden Rücklaufdateien in der Auswahlmaske und klicken Sie abschließend auf [Öffnen].
Alle in den Dateien enthaltenen Personen wurden der Anfrageart entsprechend aus dem Ordner "Offene Auskünfte" in den Ordner "Beantwortete Auskünfte" verschoben.
Die korrekte Verarbeitung aller Datensätze können Sie auch noch einmal über das Protokoll der Registerauskunft nachvollziehen.
Öffnen Sie abschließend in den "Export"-Ordner der Registerauskunft und versenden Sie die Dateien an das Zollkriminalamt bzw. die Bundespolizei. Eine Löschmeldung erkennen Sie am Wert "L" für Löschmeldung im Feld "Aktion".
Aktion;AnfrageId;Familienname;Geburtsname;Weitere Namen;Vorname;Weitere Vornamen;Geschlecht;Geburtsdatum;Geburtsort;Geburtsland;Staatsangehörigkeit;Strasse;Hausnummer;Land;PLZ;Ort
L;A217732;Mustermann;;;Max;;m;30.03.1982;Ratzeburg;DEU;DEU;Musterstraße;1;DEU;38700;Braunlage
| Info |
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Hinweis: Den korrekten Exportordner für die Registerauskunft können Sie im Programm über das Menü "Extras - Optionen - Datentransfer" ermitteln.
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| Info |
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Bearbeiten und Speichern Sie die aus der Condition Registerauskunft heraus erstellten Exportdateien bitte nicht mit Microsoft Excel! Die Daten werden bereits in einem vordefinierten Format von unserer Applikation generiert. Das Bearbeiten mit Fremdsoftware kann die Formatierung der Daten zerstören und für die empfangende Stelle unleserlich machen! |
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Bei Betrachtung der .CSV-Dateien mit Microsoft Excel werden sowohl in einigen Postleitzahlenbereichen als auch beim Geburtsdatum einer Person die führenden Nullen nicht dargestellt. Beachten Sie bitte, dass die automatische Formatierung von Microsoft Excel die Zellen als “Text” formatiert und die führenden Nullen somit in der Ansicht ausgeblendet werden.
LösungÖffnen Sie die Dateien z.B. mit dem Microsoft Windows “Editor” wird die Formatierung wie gewünscht dargestellt.
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| Info |
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| Bearbeiten und Speichern Sie die aus der Condition Registerauskunft heraus erstellten Exportdateien bitte nicht mit Microsoft Excel! Die Daten werden bereits in einem vordefinierten Format von unserer Applikation generiert. Das Bearbeiten mit Fremdsoftware kann die Formatierung der Daten zerstören und für die empfangende Stelle unleserlich machen! |