Im nachfolgenden Artikel finden Sie alle relevanten Informationen hinsichtlich der Lizenzierung, Konfiguration und Nutzung des in der Condition Registerauskunft enthaltenen Moduls zur Überprüfung von Personen beim Zollkriminalamt und bei der Bundespolizei.
Unsere eLearingeLearning-Videos zur neuen Schnittstelle können Sie über die jeweiligen Links zu Beginn der nachfolgend beschriebenen Schritt abrufen.
Schritt 1: Lizenzierung von WorkOffice Programmen und Programmmodulen
📹 Video: Aktivierung einer Produktlizenz mit dem Lizenzierungsassistenten
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- Öffnen Sie den WorkOffice Lizenzierungs-Assistenten. Das Programm registerxp.exe finden Sie über das Windows Startmenü bzw. im Unterordner "Tools" der WorkOffice Installation.
- Tragen Sie in der Anmeldemaske einen gültigen WorkOffice Administrator Account und das dazugehörige Kennwort ein und klicken Sie auf die Schaltfläche [OK].
- Klicken Sie in der Willkommens-Maske des Assistenten auf [Weiter].
- Tragen Sie den Namen des lizenzierenden Benutzers sowie der betroffenen Dienststelle ein. Die Daten stehen in keinem direkten Zusammenhang mit der vorliegenden Lizenznummer und können daher frei formuliert werden.
- Klicken Sie in der Maske des Assistenten erneut auf [Weiter] bis Sie das zu lizenzierende Modul "Registerauskunft BPol/ZKA" aufgefunden haben. Geben Sie die zweiteilige Lizenznummer in den dafür vorgesehenen Feldern ein.
- Klicken Sie erneut auf [Weiter], um eine Zusammenfassung der freizuschaltenden Softwareprodukte einsehen zu können.
- Betätigen Sie abschließend die Schaltfläche [Fertigstellen]. Nach einem Neustart der Registerauskunft kann das neue Modul in den Optionen aktiviert und konfiguriert werden.
Schritt 2: Aktivierung und Konfiguration
📹 Video: Aktivierung von CSV-Profilen in der Registerauskunft
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Über die Auswahlfelder "Daten in einer schon vorhandenen Datei überschreiben" bzw... " anhängen", können Sie bestimmen, wie die Registerauskunft sich bei der Ausgabe neuer Regelüberprüfungen verhalten soll. Alternativ können Sie eine Datei mit einer bei jeder Anfrage eindeutigen Zeichenfolge erstellen.
Klicken Sie auf [OK], um die Einstellungen zu speichern.
Wiederholen Sie die Schritte auch für das Profil "Abfrage beim Zollkriminalamt".
Klicken Sie auf [OK] um die Individuellen Profileinstellungen zu schließen und nochmals auf [OK], um die Optionen der Registerauskunft zu beenden. Die beiden neuen Überprüfungsprofile können ab sofort für die Regelüberprüfung herangezogen werden.
| Info |
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Alle Behörden im zentralen Betrieb der komm.one verwenden bitte den Exportpfad "G:\transfer" bzw. sollte dieser durch die globalen Einstellungen der Registerauskunft bereits vorgegeben sein. |
Schritt 3: Personen zur Überprüfung vormerken
📹 Video: Anleitung zur Vormerkung einer Person zur Überprüfung
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Der Assistent bestätigt Ihnen in einer zusammenfassenden Meldung die durchgeführten Aktionen.
Schritt 4a: Erstüberprüfung/Personen gesammelt überprüfen
📹Video: Anleitung zur Überprüfung von Personen in der Registerauskunft
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In einem Statusfenster wird Ihnen der Fortschritt des Überprüfungsvorgangs visualisiert. Nach dem Abschluss des Vorgangs werden die überprüften Personen unter dem Ordner "Offene Auskünfte" angezeigt.
📹Video: Registerauskunft: Suchordner erstellen und verwalten
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Das Suchergebnis kann genauso bearbeitet werden, wie alle Datenlisten in der Registerauskunft. Sie können die markierten Personen überprüfen, zur Überprüfung vormerken oder eine Analyse in MS Excel durchführen.
Schritt 4c: Warteschlange abarbeiten
📹 Video: Anleitung zur Vormerkung einer Person zur Überprüfung
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In einem Statusfenster wird Ihnen der Fortschritt des Überprüfungsvorgangs visualisiert. Nach dem Abschluss des Vorgangs werden die überprüften Personen aus der Warteschlangenliste entfernt.
Schritt 5: Versenden der Anfragedaten
Der gewünschte Übertragungsweg ist durch das Zollkriminalamt und die Bundespolizei über die Ministerien der Länder kommuniziert worden. Bitte wenden Sie sich an Ihre interne EDV-Abteilung, um eine den Anforderungen entsprechende sichere Datenübertragung in der Waffenbehörde zu etablieren.
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📹 Video: Anleitung zur manuellen Beantwortung von offenen Anfragen per CSV-DateiZu den Auskunftsarten Daten von Bundespolizei und Zollkriminalamt erhalten Sie von der angefragten Stelle keine direkt einlesbare Rücklaufdatei zurück. Daher müssen Sie unter dem Ordner "Offene Auskünfte" eine "Manuelle Antwort erstellen".
Um eine manuelle Auskunft zu erzeugen, klicken Sie die gewünschte(n) Person(en) in den "offenen Auskünften" mit der rechten Maustaste an und wählen dort den gleichnamigen Menüpunkt aus.
| Info |
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| Manuelle Antworten können auch für mehrere offene Auskünfte erzeugt werden. Markieren Sie einfach alle Auskünfte, die Sie in einem Arbeitsschritt beantworten möchten, bspw. alle negativen Rückläufer vom 15.11.2024. |
Im Fenster "Manuelle Antwort" können Sie grundlegende Rücklaufdaten, die Anzahl der möglichen Eintragungen sowie den Eintragungstext hinterlegen. Setzen Sie einen Haken bei "Archiviert", wenn Sie die manuell erstelle Antwort umgehend in den Ordner "Archivierte Auskünfte" verschieben möchten.
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Alle Antworten von BPol und ZKA werden Ihnen per E-Mail bereitgestellt. Die Dateien können auch direkt in der Registerauskunft eingelesen und damit automatisch den offenen Anfragen zugewiesen werden.
Der bekannte Datensatz wurde dabei lediglich um die Spalte "Ergebnis" erweitert, welche die Werte "N" für negativ und "P" für positiv beinhaltet:
Aktion;AnfrageId;Familienname;Geburtsname;
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📹 Video:
Alle Antworten von BPol und ZKA werden Ihnen per E-Mail bereitgestellt. Die Dateien können auch direkt in der Registerauskunft eingelesen und damit automatisch den offenen Anfragen zugewiesen werden.
Der bekannte Datensatz wurde dabei lediglich um die Spalte "Ergebnis" erweitert, welche die Werte "N" für negativ und "P" für positiv beinhaltet:
Aktion;AnfrageId;Familienname;Geburtsname;Weitere Namen;Vorname;Weitere Vornamen;Geschlecht;Geburtsdatum;Geburtsort;Geburtsland;Staatsangehörigkeit;Strasse;Hausnummer;Land;PLZ;Ort;Ergebnis
A;A217732;Mustermann;;;Max;;m;30.03.1982;Ratzeburg;DEU;DEU;Musterstraße;1;DEU;38700;Braunlage;N
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Alle in den Dateien enthaltenen Personen wurden der Anfrageart entsprechend aus dem Ordner "Offene Auskünfte" in den Ordner "Beantwortete Auskünfte" verschoben.
Die korrekte Verarbeitung aller Datensätze können Sie auch noch einmal über das Protokoll der Registerauskunft nachvollziehen.
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Aktion;AnfrageId;Familienname;Geburtsname;Weitere Namen;Vorname;Weitere Vornamen;Geschlecht;Geburtsdatum;Geburtsort;Geburtsland;Staatsangehörigkeit;Strasse;Hausnummer;Land;PLZ;Ort
L;A217732;Mustermann;;;Max;;m;30.03.1982;Ratzeburg;DEU;DEU;Musterstraße;1;DEU;38700;Braunlage
| Info |
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Hinweis: Den korrekten Exportordner für die Registerauskunft können Sie im Programm über das Menü "Extras - Optionen - Datentransfer" ermitteln.
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" in den Ordner "Beantwortete Auskünfte" verschoben.
Die korrekte Verarbeitung aller Datensätze können Sie auch noch einmal über das Protokoll der Registerauskunft nachvollziehen.
Öffnen Sie abschließend in den "Export"-Ordner der Registerauskunft und versenden Sie die Dateien an das Zollkriminalamt bzw. die Bundespolizei. Eine Löschmeldung erkennen Sie am Wert "L" für Löschmeldung im Feld "Aktion".
Aktion;AnfrageId;Familienname;Geburtsname;Weitere Namen;Vorname;Weitere Vornamen;Geschlecht;Geburtsdatum;Geburtsort;Geburtsland;Staatsangehörigkeit;Strasse;Hausnummer;Land;PLZ;Ort
L;A217732;Mustermann;;;Max;;m;30.03.1982;Ratzeburg;DEU;DEU;Musterstraße;1;DEU;38700;Braunlage
| Info |
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Hinweis: Den korrekten Exportordner für die Registerauskunft können Sie im Programm über das Menü "Extras - Optionen - Datentransfer" ermitteln.
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| Info |
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Bearbeiten und Speichern Sie die aus der Condition Registerauskunft heraus erstellten Exportdateien bitte nicht mit Microsoft Excel! Die Daten werden bereits in einem vordefinierten Format von unserer Applikation generiert. Das Bearbeiten mit Fremdsoftware kann die Formatierung der Daten zerstören und für die empfangende Stelle unleserlich machen! |
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Bei Betrachtung der .CSV-Dateien mit Microsoft Excel werden sowohl in einigen Postleitzahlenbereichen als auch beim Geburtsdatum einer Person die führenden Nullen nicht dargestellt. Beachten Sie bitte, dass die automatische Formatierung von Microsoft Excel die Zellen als “Text” formatiert und die führenden Nullen somit in der Ansicht ausgeblendet werden.
LösungÖffnen Sie die Dateien z.B. mit dem Microsoft Windows “Editor” wird die Formatierung wie gewünscht dargestellt.
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| Info |
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| Bearbeiten und Speichern Sie die aus der Condition Registerauskunft heraus erstellten Exportdateien bitte nicht mit Microsoft Excel! Die Daten werden bereits in einem vordefinierten Format von unserer Applikation generiert. Das Bearbeiten mit Fremdsoftware kann die Formatierung der Daten zerstören und für die empfangende Stelle unleserlich machen! |