Es ist ebenfalls möglich, dass neue Dokumente zu einer Person aus anderen Systemen oder über externe Dienstleister in das zentrale DMS komXwork gelangen. Wichtig ist es hierbei immer zu berücksichtigen, dass die in komXwork angegebene Person auch eine in WorkOffice bekannte Person ist. Die sog. „IDs“ müssen also in beiden Systemen einer identischen Zuordnungsnummer entsprechen.
Im Kontext der gesuchten Person können Sie nach dem Öffnen der Akte über den Bereich "Hinzufügen" oben links im komXworks Client ein neues Dokument zur Person erzeugen.
Nach dem Speichern des Dokumentes hinterlegen Sie über die rechte Maustaste → "Eigenschaften" die notwendigen Dokumenteninformationen wie den „Titel“ usw., klicken abschließend auf das oben rechts befindliche [X] und bestätigen die Änderungen mit [JA].
Vergleichen Sie nun die Ansicht des WorkOffice Navigators mit der elektronischen Akte der Person aus dem zentralen System komXworks, können Sie feststellen, dass diese in WorkOffice noch nicht bekannt bzw. verknüpft ist.
Um die Datenbestände zu synchronisieren, betätigen Sie die Schaltfläche [Datenabgleich] aus dem WorkOffice Navigator heraus und bestätigen dann mit [Ja].
Im Ergebnis sollten Sie im Datenbestand von WorkOffice das neue Dokument in der Ansicht des Navigators einsehen und bspw. mit einem Doppelklick zur Ansicht öffnen können.
