Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) vereinfacht die Verwaltung von elektronischen und ursprünglich papiergebundenen Dateien und Schriftstücken, indem die Daten an einem zentralen Ort in einer Datenbank organisiert und gespeichert werden. Durch Indizierung anhand von vordefinierten Schlagworten, Kategorien oder Dateinamen können Informationen zu einem Thema, einer Organisation oder Person sekundenschnell und effizient aufgefunden und gesichtet werden. Alle Mitarbeiter einer Abteilung können unabhängig von ihrem Standort auf die im DMS hinterlegten Daten zugreifen, sofern ihnen entsprechende Rechte durch den Verfahrensadministrator zugeteilt worden sind.
Condition WorkOffice bietet eine Unterstützung für Dokumentenmanagementsysteme verschiedener Hersteller. Bevor Sie die Condition DMS Schnittstelle verwenden können, müssen Sie das Modul über den Condition "Lizenzierungsassistenten" freischalten. Anschließend müssen Sie noch das von Ihnen erworbene DMS über die "WorkOffice Administration" einstellen. Ohne ein aktives DMS-Verfahren meldet Condition WorkOffice "Es ist kein Verfahren eingestellt!" und bricht den Erstellungsvorgang eines neuen Dokumentes ab.
Hinweis
Alle in dieser Anleitung beschriebenen Bearbeitungsschritte beziehen sich sowohl auf das Condition eigene DMS "light", als auch auf DMS Schnittstellen zu Optimal Systems (Enaio) usw. DMS spezifische Eigenheiten und von Condition implementierte Sonderfunktionen werden in entsprechenden Unterpunkten dieses Leitfadens behandelt.