Jedem Personendatensatz in Condition WorkOffice können zusätzliche Personendatensätze zugeordnet werden. Diese Funktion wird insbesondere dann hilfreich, wenn es sich bei dem Hauptadressdatensatz um bspw. eine Firma oder einen Verein handelt. Das sog. "Organisieren" ermöglicht Ihnen, einer Firma z. B. einen Geschäftsführer und weitere Mitarbeiter oder einem Verein einzelne Mitglieder sowie deren Funktion hinzuzufügen.
Um eine neue Person zu einem Adressdatensatz hinzuzufügen, öffnen Sie zuerst den gewünschten Hauptadressdatensatz und wechseln hier auf die Karteikarte "Organisieren". Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche [Hinzufügen].
Person
Es öffnet sich die Maske "Personenzuordnung". Die gewünschte Person kann nicht direkt im Feld "Person" eingetragen werden, sondern muss als eigenständiger Adressdatensatz in Condition WorkOffice erfasst sein. Um die Person im Datenbestand zu suchen, klicken Sie auf das Suchen-Symbol, welches sich auf der rechten Seite des Feldes "Person" befindet.
Tragen Sie den Namen der gewünschten Person auf den Reiter "natürliche Person" ein und starten Sie die Suche durch betätigen der [Suche starten]-Schaltfläche. Wählen Sie den korrekten Personendatensatz aus der Suchergebnistabelle aus und übernehmen Sie diesen in die Maske "Personenzuordnung", indem Sie diesen doppelt mit der linken Maustaste anklicken. Sollte die Person nicht im Nationalen Waffenregister auffindbar sein verwenden Sie den Reiter "lokale Person".
Der Datensatz wird jetzt als Verknüpfung innerhalb der Maske "Personenzuordnung" angezeigt. Wenn Sie irrtümlich einen ungewollten Datensatz selektiert haben, können Sie die Verknüpfung über die Schaltfläche [X] rechts neben dem Feld "Person" entfernen und eine neue Person zuordnen.
Art / Funktion
Um die Übersicht zu wahren, sollte jeder hinzugefügten Person die korrekte "Art / Funktion" zugeordnet werden. In Abhängigkeit vom Hauptdatensatz, welchem die Person zugeordnet wird, stellt ihnen das Programm unterschiedliche Funktionen zur Auswahl.
- bei einer Firma bspw. "Geschäftsführer" oder "Abteilungsleiter"
- bei einem Verein bspw. "Vorstand" oder "Schriftführer"
- bei einer natürlichen Person bspw. "Eltern" oder "Lebenspartner".
Datum
Das "Datums"-Feld wird mit dem aktuellen Datum vorbelegt und ermöglicht Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt herauszufinden, wann der Personendatensatz zugeordnet wurde.
Gültig von / Gültig bis
Sofern bekannt ist, über welchen Zeitraum eine Person die ausgewählte Funktion inne hat, z. B. bis zur nächsten Vorstandswahl etc., können Sie die hierfür vorgesehenen Datumsfelder "Gültig von" und "Gültig bis" ausfüllen.
Postanschrift
Die Markierung des Feldes "Postanschrift" aktiviert eine besondere Funktionalität von Condition WorkOffice. Sobald Sie ein Korrespondenzschreiben für die Hauptadresse (Firma, Verein) über die Druckoption auslösen, überprüft das Programm den Kontakt auf abweichende Postanschriften. Wird eine Person mit aktivierter "Postanschrift" gefunden, können Sie die Textmarken der Druckvorlage mit den Daten der Hauptadresse oder denen des Kontaktes mit der aktiven "Postanschrift" füllen lassen.
Vertretungsberechtigt
Setzen Sie in diesem Feld ein Häkchen, wenn es sich bei der zugeordneten Person um eine vertretungsberechtigte Person der Organisation, wie z. B. einen Verein handelt.
NWR relevant
Markieren Sie dieses Häkchen, wenn es sich um eine NWR relevante Personenverknüpfung zum gewählten Hauptobjekt (Verein, Firma) handelt und die Daten an das Nationale Waffenregister übermittelt werden sollen. Bspw. wenn Sie einem Verein (nicht natürliche Person) einen Vorstand (natürliche Person) hinzufügen. Die von Ihnen getätigten Eingaben sind nach erfolgreichem Speichern auch für andere Sicherheitsbehörden im NWR sichtbar.
Hinweis
Speichern Sie ihre Eingaben über den Button [OK], oder verwerfen Sie die Eingaben, indem Sie die Schaltfläche [Abbrechen] betätigen und zur Karteikarte "Organisieren" zurückkehren.