Detailierte Erläuterung der verfügbaren Eingabefelder auf dem Reiter "Personendaten":
Personenart
Die Personenart "Natürliche Person" wird bei jedem Hinzufügevorgang als Standard vorausgewählt. Sie können die Personenart dem Tatbestand entsprechen anpassen. Näheres erfahren Sie im Abschnitt "Personenarten".
Name
Hierbei handelt es sich um den Familiennamen der Person bzw. Firmen- oder Vereinsnamen bei z. B. einer sonstigen juristischen Person.
Rufname
Tragen Sie hier den ersten Vornamen einer Person bzw. den gebräuchlichen Anredenamen ein.
Vorname(n)
Dieses Feld wird durch die Eingabe des Rufnamens bereits mit einem identischen Wert vorbelegt. Hat die Person mehr als einen Vornamen, können Sie die Daten im Feld "Vorname" ergänzen.
Geburtsname
Wird bereits mit dem "Namen" vorbelegt und kann, falls abweichend, hier abgeändert werden.
Titel
Besitzt die Person bspw. einen Adelstitel wie "Graf", können Sie die Daten in diesem Feld eintragen.
Akademischer Grad
Universitätsabschlüsse (B.A. oder Dipl.) und Ehrendoktortitel (Dr. h.c.), welche möglicherweise für eine Briefanrede gewünscht sind, müssen im Feld "Akademischer Grad" eingetragen werden.
Geburtsdatum/Gründungsdatum
Tragen Sie hier das Geburtsdatum einer Person bzw. Gründungsdatum einer Firma oder eines Vereins ein.
Geburtsort
Der Geburtsort muss erfasst werden und wird bspw. für Überprüfungen beim Bundeszentralregister benötigt.
Geburtsort Staat
Ist mit dem Standardwert "Deutschland" belegt und kann bei einem abweichenden Geburtsland angepasst werden.
Aktenzeichen
Sofern die automatische Vergabe des Aktenzeichens in den Optionen aktiviert wurde, ist auch dieses Feld mit einem Wert (fortlaufende Nummer) belegt, der aber auch händisch geändert bzw. eingetragen werden kann.
Debitorennummer
Tragen Sie hier eine personengebundene feste Zeichenfolge ein, welche beider Übergabe von Gebührendatensätzen an ein Kassensystem verwendet werden soll.
Beruf
Wenn Sie für die Person einen neuen Jagdschein ausstellen müssen, sollte des Feld "Beruf" entsprechend ausgefüllt werden, da dieser später in das Jagdscheinheft eingedruckt wird.
Geschlecht
Hier stehen Ihnen die Werte "männlich", "weiblich" sowie "ungeklärt" zur Verfügung.
Abw. Briefanrede
Dieses Feld kann verwendet werden, wenn eine andere Bezeichnung als die Kombination aus Titel, Familienname und Vorname für die Korrespondenz mittels MS Word genutzt werden soll. Tragen Sie hier z.B. "Hallo Herr Mustermann" ein, wird die abweichende Briefanrede in das Worddokument übernommen. Des Weiteren kann dieses Feld auch den Namen in der Detailansicht bei einer Waffenbesitzkarte oder einem Jagdschein ersetzen.
Staatsangehörigkeiten
Der Standardwert für die 1. Staatsangehörigkeit ist auf "deutsch" gesetzt. Hat die Person eine andere Staatsangehörigkeit, können Sie diese aus der Auswahlliste übernehmen. Besitzt die Person mehrere Staatsangehörigkeiten, können Sie die Werte in den Feldern "Staatsangehörigkeit 2-4" eintragen.
Hauptwohnung
Tragen Sie in diesem Abschnitt die vorliegenden Daten des Hauptwohnsitzes einer Person ein (kein Nebenwohnsitz o. ä.). Die hier hinterlegten Daten erzeugen nach dem Speichern des Personendatensatzes ebenfalls eine "Hauptwohnung" in der Reiterkarte "Adressen" welche nur durch einen Umzug veränderbar ist. Handelt es sich bei der von Ihnen erfassten Person um eine "Firma", wird der Adresstyp automatisch auf "Geschäftsadresse" voreingestellt. Genaueres zu Adressen erfahren Sie im Abschnitt "Adressen".
Kategorien
Fügen Sie einer Person z. B. der Kategorie "Jäger" hinzu, wenn diese aktiver Inhaber eines Jagdscheins ist. Tragen Sie nach Möglichkeit keinen Freitext in diesem Feld ein. Wählen Sie statt dessen über die Schaltfläche [Kategorien] einen Eintrag aus der Kategorienliste aus. Näheres zu Kategorien erfahren Sie im Abschnitt "Kategorien".
Waffen-, jagd-, und sprengstoffrechtlicher Status
Im Regelfall ist eine Person mit dem Status "waffenrechtlich relevant" in der Datenbank abgespeichert. Verstirbt diese oder verzieht aus Ihrem Zuständigkeitsbereich, müssen Sie den Status in diesem Bereich abändern. Das Datumsfeld "geändert am" wird dabei automatisch aktualisiert. Setzen Sie den Status auf "Akte versendet", können Sie unter "Waffe Akte gesendet an" die nun zuständige Behörde festlegen.
Hinweis
Pflegen Sie dieses Feld gewissenhaft und kontinuierlich bei allen Personen, da ein "aktiver" Status hier bspw. die Ausgabe in Statistiken, den Datenbereinigungstools und die Überprüfung beim Bundeszentralregister steuert.
Nach vollständigem Abschluss der Sachbearbeitung setzen Sie den Personenstatus auf "Akte abgeschlossen" und entfernen das Häkchen "waffenrechtlich relevant" sowie evtl. "jagdrechtlich/sprengstoffrechtlich relevant".
Zuständigkeit Hauptwohnsitz
"Zuständigkeit Hauptwohnsitz" setzen Sie, wenn es sich bei der Person nicht um eine Dublette handelt. Die waffenrechtliche Zuständigkeit befindet sich bei Ihrer Behörde.
Datenaufbewahrung bis
Steuert die Löschfristen einer Person und wird für die Auswertung von Daten über den Punkt "Zusätze → PERS_Aktenarchiv" verwendet.
Sterbedatum
Sollte befüllt werden, sobald durch das zuständige Einwohnermeldeamt eine Sterbemeldung in Ihrer Behörde eingeht. Das Datum führt noch nicht zu einer Deaktivierung der gesamten Person, da diese weiterhin im Besitz von Waffen sein kann, welche erst an die Erben oder an einen Waffenhändler überlassen werden müssen.