Aufgaben können über mehrere Wege zu einem Adressdatensatz der Waffen- und Jagdverwaltung, mit oder ohne einen Datensatzbezug, hinzugefügt werden:
1. Der Navigator bietet wie gewohnt die Möglichkeit, einen Datensatz über einen Doppelklick hinzuzufügen. Klicken Sie hierzu mit der linken Maustaste auf den Punkt „Aufgaben“ und bestätigen Sie die folgende Abfrage über die Schaltfläche [Ja].
2. Aus der Aufgabenverwaltung heraus. Sie erreichen die Maske „Aufgaben verwalten“, indem Sie in der oberen Menüleiste auf die Schaltfläche [Aufgaben] klicken. Verwenden Sie dann den Button [Aufgabe hinzufügen]. Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit [Ja].
Bei dieser Art von Aufgaben handelt es sich um allgemeine Aufgaben ohne einen festen Bezug zu einem Personen- oder Erlaubnisdatensatz.
Reiter Allgemein
Die Karteikarte „Allgemein“ beinhaltet alle wesentlichen Informationen zur erfassten Aufgabe. Vergeben Sie im ersten Schritt einen eindeutig bezeichnenden Titel für die Aufgabe bzw. den Prozess, wenn der Aufgabe weitere Teilaufgaben hinzugefügt werden sollen.
Über den "Titel" erfolgt über die Maske, „Aufgaben verwalten“, eine Themensuche und die listenbasierende Anzeige der Daten. Vergeben Sie im ersten Schritt einen eindeutig bezeichnenden Titel für die Aufgabe bzw. den Prozess/das Projekt, wenn der Aufgabe weitere Teilaufgaben hinzugefügt werden sollen.
Das Feld „Kategorie“ dient der Unterteilung der Aufgaben in einzelne logische Bereiche, z.B. Waffenbesitzkarte, Personen,… . Ist eine Kategorie bereits zuvor in einer Aufgabe vergeben worden, kann diese über das Dropdownmenü in der rechten Seite des Feldes „Kategorie“ ausgewählt werden. Ist die gewünschte Kategorie noch nicht vergeben, tragen Sie einfach einen neuen Wert in dieses Feld ein.
Um eine Dringlichkeitsstufe der Aufgabe zu definieren, wählen Sie im Feld „Priorität“ die Abstufung „Niedrig, Mittel oder Hoch“ aus. Auch nach diesem Feld kann später eine bessere Einteilung in der Suche, wie z.B. eine Gruppierung vorgenommen werden. Des Weiteren signalisiert die Priorität allen Mitarbeitern, welche Aufgabe/Teilaufgabe des Datenbestandes bevorzugt bearbeitet werden sollte.
Das Datumfeld „Erstellt am“ spiegelt den Erfassungszeitpunkt für die Aufgabe wieder. Diese kann nicht verändert werden und dient nur der Nachverfolgung und Sortierbarkeit von Aufgabenobjekten.
Über das Datumsfeld "Fällig am" setzen Sie einen Zeitpunkt, an dem die Aufgabe spätestens erledigt bzw. abgeschlossen werden muss. Zusätzlich werden Aufgaben, die ihren Fälligkeitszeitpunkt bereits überschritten haben in der Aufgabenverwaltung in roter Schrift dargestellt.
Wenn gewünscht, tragen Sie im Datenfeld "Abschluss am" das Datum der Aufgabenvollendung ein. Hiermit ist z.B. später für Sie oder die Abteilungsleitung nachvollziehbar, wie häufig Zeitüberschreitungen hinsichtlich der Terminfälligkeit auftreten.
Das Datumfeld „Start am“ legt einen Startzeitpunkt für die Erinnerungsfunktion der gewählten Aufgabe fest. In Kombination mit dem Häkchen "Erinnerung aktivieren" wird die Aufgabe ab dem gewählten Startdatum im Erinnerungsfenster nach dem Start der Waffenverwaltung angezeigt. Das Startdatum muss nicht erfasst werden, da eine Aufgabe auch nur eine Fälligkeit haben kann. Das Erinnerungsdatum sollte so gesetzt werden, dass eine Überschreitung der Fälligkeit nicht möglich ist, z.B. eine Woche vor dem eigentlichen Fälligkeitsdatum. Wird das Häkchen "Erinnerung aktivieren" deaktiviert, erfolgt keine Erinnerung zur Aufgabe, auch wenn ein "Start am" Datum gesetzt ist.
Mit dem "Verfahren" steuern Sie die Anzeige der Aufgabe in den Programmen Waffen- und Jagdverwaltung. Wird ein Häkchen entfernt, ist die Aufgabe nicht sichtbar, wenn der Sachbearbeiter keine Rechte auf diesen Fachbereich erhalten hat.
Das Beschreibungsfeld bietet Ihnen die Möglichkeit, detaillierte Informationen bezüglich der zu bearbeitenden Aufgabenschritte zu erfassen. Dieses Feld sollte insbesondere dann gefüllt werden, wenn Sie die Aufgabe einem Kollegen zuweisen möchten.
Reiter "Bezug"
Im „Bezug“ wird Ihnen der im Programm verknüpfte Personendatensatz angezeigt. Durch einen Klick auf den entsprechenden Eintrag gelangen Sie zum zugeordneten Datensatz. Der Bezug wird erst nach dem Speichern einer Aufgabe in der Maske dargstellt.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, mehrere Personenbezüge innerhalb einer Aufgabe festzulegen. Verwenden Sie die Schaltflächen [Hinzufügen] und [Löschen] um Bezüge zu ergänzen oder zu löschen.
Reiter "Teilaufgaben"
Teilaufgaben helfen Ihnen bei der detaillierten Erstellung einer Prozesskette. Siehe dazu den entsprechenden Abschnitt in diesem Handbuch.
Reiter "Zuständigkeit"
Über die Reiterkarte „Zuständigkeit“ können Sie die Aufgabe einem bestimmten Sachbearbeiter zuordnen und die Sichtbarkeit der Aufgabe konfigurieren. Wählen Sie hier „Öffentlich“, wird die Aufgabe jedem Sachbearbeiter in seiner Aufgabenliste angezeigt, unabhängig von der Zuordnung des „Bearbeiters“. Eine private Aufgabe ist nur für den eingestellten Sachbearbeiter innerhalb seiner Aufgabenliste (bei Fälligkeit) ersichtlich.
Nachdem Sie alle gewünschten Daten in die Eingabemaske eingetragen haben, speichern Sie die Daten, indem Sie mit der rechten Maustaste in die Bildschirmmaske klicken und den Menüpunkt „Speichern“ auswählen. Wenn Sie die Aktion verwerfen und zur Registerkarte „Allgemein“ zurückkehren möchten, klicken Sie auf die Option [Abbrechen]. Die Optionen [Speichern] und [Abbrechen] stehen ihnen auch hier wiederum als alternative Schaltfläche in der oberen Menüleiste zur Verfügung.
