Um in die Übersichtsmaske des Aktenarchivs zu gelangen, navigieren Sie in der oberen Menüleiste auf die Schaltfläche [Zusätze]. Aktivieren Sie das Untermenü, indem Sie mit der linken Maustaste auf den rechts neben der Schaltfläche befindlichen schwarzen Pfeil klicken. Wählen Sie hier die Option „Aktenarchiv“ aus.
Die Maske „Aktenarchiv“ ist in zwei wesentliche Bereich aufgeteilt. Im oberen Abschnitt finden Sie alle Personen, deren Aktenstatus mit „Akte abgeschlossen“ gekennzeichnet wurde und darüber hinaus das dazugehörige Datumsfeld „geändert am“ ein Datum am oder vor 20 Jahren beinhaltet. Solange Sie für eine Person innerhalb dieser Kategorie kein explizites Löschdatum unter „Datenaufbewahrung bis“ definiert haben, wird der Datensatz nicht aus diesem Bereich ausgeblendet.
Eine Anzeige von Personendaten im Bereich „Akte abgeschlossen“ erfolgt ebenfalls, wenn das Datumsfeld „Akte abgeschlossen (geändert am)“ ein Datum am oder vor 20 Jahren beinhaltet und darüber hinaus die von Ihnen definierte Löschfrist im Feld „Datenaufbewahrung bis“ vor dem aktuellen Tagesdatum liegt.
Personendatensätze, für die durch den Sachbearbeiter ein Löschdatum im Feld „Datenaufbewahrung bis“ eingetragen wurde, erscheinen im unteren Abschnitt „Datenaufbewahrung“ der Maske „Aktenarchiv“. Die Darstellung dieser Datensätze unterliegt des Weiteren keinen festgelegten Zeiträumen. Ist ein Löschdatum hinterlegt, wird die Person im Suchergebnis angezeigt.
Klicken Sie einen Datensatz innerhalb der Ergebnisliste mit der rechten Maustaste an, öffnet sich ein Untermenü, aus dem Sie die Person zur weiteren Bearbeitung in der Personenmaske oder im Navigator öffnen können. Es wird empfohlen, für alle Personen im Bereich „Akte abgeschlossen“ ein Löschdatum im Feld „Datenaufbewahrung bis“ in der Personenmaske festzulegen.
