Info
Von Behörde zu Behörde ist das Design der Kopfbögen bzw. Briefpapiere unterschiedlich gestaltet. Deshalb kann es vorkommen, dass Sie die von der Firma Condition angefertigten Vorlagendateien an Ihre behördeneigene „Corporate Identity“ anpassen müssen. Wie Sie diese Vorlagen anpassen oder neue Vorlagen erstellen können, erfahren Sie in den nachfolgend erläuterten Abschnitten.
Um die neue Dokumentenverwaltung zu öffnen, klicken Sie auf den schwarzen Pfeil neben dem Button [Sonstige Formulare] innerhalb der Menüleiste und wählen dort „Dokumentvorlagen (neu)“ aus.
Es erscheint das Fenster „Dokumentvorlagen“, welches Ihnen ein Überblick über die bereits eingebundenen Vorlagendateien gibt.
Die in grau hinterlegten Vorlagen sind die von der Firma Condition angefertigten Standardvorlagen, welche nicht bearbeitet werden können.
In diesem Fenster können Sie entscheiden, ob Sie eine neue Vorlage hinzufügen, eine vorhandene Vorlage überarbeiten oder eine bereits bestehende Vorlage löschen wollen.
Des Weiteren besteht die Möglichkeit, eine Vorlage zu kopieren. Dies ist wichtig, wenn Sie die von Condition angefertigten Standardvorlagen bearbeiten wollen.
Navigation
Zur schnellen Suche einer Vorlage stellt die Firma Condition einen Navigationsbaum innerhalb der Dokumentenvorlagen zur Verfügung. Dieser ist verknüpft mit den zur Auswahl stehenden Kategorien unter „Dokumentenvorlage bearbeiten“.
Markieren Sie bspw. den Reiter „Person“, um alle Vorlagendateien aus dieser Kategorie im rechten Bereich der Maske anzuzeigen. Am Beispiel der Vorlage „Voreintrag.dot“ erfolgt die Darstellung der Vorlagenliste wie folgt:
Dokument neu erstellen
Um ein neues Dokument zu erzeugen, klicken Sie bitte auf den Button [Neu…], um in das Auswahlfenster zu gelangen, in dem Sie alle Angaben zum Dokument hinterlegen können.
Im folgenden Fenster können Sie zwischen drei Punkten wählen:
Bereits bestehendes Dokument öffnen
Um ein Dokument öffnen zu können, klicken Sie auf den Button [Öffnen]. Gekennzeichnet ist dieser durch das „Ordnersymbol“.
Im Suchfenster, wählen Sie bitte die von Ihnen gewünschte Vorlage aus.
WICHTIG
Bitte achten Sie darauf, dass alle selbsterstellten Vorlagen in nur einem Ordner abgespeichert werden. Die Firma Condition gibt den Ordner „Anwender“ hierzu vor. Damit alle WorkOffice Benutzer auf die hinterlegten Vorlagen zugreifen können, sollten diese auf einem gemeinsamen Serverlaufwerk gespeichert sein.
Um die Eingaben speichern zu können, müssen mindestens die folgenden Felder belegt sein:
Dateinamen – Zeigt den Ablagepfad der Vorlagendatei an.
Name der Vorlage – Anzeigename der Druckvorlage im Programm.
Es ist wichtig, dass Sie nur ein Druckelement aus dem angezeigten Menü auswählen. Eine Mehrfachauswahl kann dazu führen, dass einige Textmarken nicht gefüllt werden!
Beispiel: Angehakt wurden „Person“ und „Waffenbesitzkarte“. Das Programm kann aus der Personenmaske nur die Personendaten übergeben. WBK-Textmarken werden aufgrund der dort fehlenden Vorauswahl nicht an Word übergeben. Hingegen können aus der WBK-Maske, neben den WBK-Daten auch die verfügbaren Personendaten übergeben werden.
In dem Feld „Beschreibung“ kann die Vorlage für z. B. andere Benutzer erläutert werden, um diese eindeutig identifizieren zu können.
Zum Beispiel kann dieser Text bei der Vollzugsmeldung (Erwerb) lauten:
„Mitteilung über den Waffenerwerb eines Waffenbesitzers an die Waffenbehörde des Überlassers.“
Korrespondenzadresse wählen
Die für jede Vorlage einstellbare Option „Korrespondenzadresse“ bewirkt, dass beim Druck des jeweiligen Formulars automatisch eine Behörde in das Anschriftenfeld der Vorlage eingefüllt wird, wenn diese anhand des Kreis-Gemeinde-Schlüssels der geöffneten Person ermittelt werden konnte. Wenn Sie eine Suche auf Ihren gesamten Personendatenbestand anwenden möchten, wählen Sie „manuelle Auswahl“.
Zur Auswahl der Korrespondenzadresse klicken Sie zunächst auf den Pfeil (rechts), um das Untermenü auszuklappen.
Sie können zwischen den folgenden Punkten wählen:
Jagdbehörde | Befüllt automatisch die Textmarkenfelder „Adresszeile1-6“ mit der anhand des Kreisgemeindeschlüssels ermittelten zuständigen Jagdbehörde. |
Manuelle Auswahl | Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alle im Bestand von WorkOffice hinterlegte Personendaten, inkl. der verfügbaren Behördendatensätze. Die Felder „Adresszeile1-6“ werden anhand der von Ihnen getroffenen Selektion befüllt. |
Meldebehörde | Befüllt automatisch die Textmarkenfelder „Adresszeile1-6“ mit der anhand des Kreisgemeindeschlüssels ermittelten zuständigen Meldebehörde. Die Daten können nur über die Condition Registerauskunft unter dem Menüpunkt „Korrespondenz“ gepflegt werden. |
Polizeibehörde | Befüllt automatisch die Textmarkenfelder „Adresszeile1-6“ mit der anhand des Kreisgemeindeschlüssels ermittelten zuständigen Polizeibehörde. Die Daten können nur über die Condition Registerauskunft unter dem Menüpunkt „Korrespondenz“ gepflegt werden. |
Waffenbehörde | Befüllt automatisch die Textmarkenfelder „Adresszeile1-6“ mit der anhand des Kreisgemeindeschlüssels ermittelten zuständigen Jagdbehörde. |
Leer | Ist kein Eintrag im Feld „Korrespondenzadresse“ ausgewählt, wird immer die Person, die Firma, die Behörde oder der Verein angeschrieben, welche(r) als Maske im Vordergrund geöffnet ist. |
Siehe auch Punkt „Korrespondenzadressen“
Briefpapier zuweisen
Um das Briefpapier auswählen zu können, klicken Sie zunächst auf den Pfeil (rechts), um das Untermenü auszuklappen.
Sie können zwischen folgenden Punkten wählen:
Briefpapier für erste Seite gesondert wählen | Ermöglicht Ihnen die Verwendung zweier unterschiedlicher Briefpapierlayouts, welche in den Briefpapieroptionen für jeden Anwender im Bereich „Briefpapier Seite 1“ sowie „Briefpapier“ definier wurden. |
Briefpapier nur für erste Seite nutzen | Nur das in den Briefpapieroptionen für jeden Anwender im Bereich „Briefpapier Seite 1“ hinterlegte Dokument, wird für Korrespondenzschreiben auf der ersten Seite herangezogen. |
Identisches Briefpapier für alle Seiten nutzen | Nur das in den Briefpapieroptionen für jeden Anwender im Bereich „Briefpapier Seite 1“ hinterlegte Dokument, wird für Korrespondenzschreiben auf der ersten Seite und allen nachfolgenden Seiten herangezogen. |
Neues Dokument hinzufügen
Um ein Dokument neu hinzufügen bzw. zu erstellen, klicken Sie auf den Button [Erstellen]. Gekennzeichnet ist dieser durch das „Ordnersymbol“.
Bei der Neuerstellung eines Dokumentes, ist es wichtig, dass vorher die Kategorie ausgewählt wird. In diesem Beispiel wird die Kategorie „Person“ gewählt.
Im Anschluss öffnet sich Microsoft Word. Hier können Sie das Dokument nach Ihren Vorstellungen gestalten und mit Textmarken versehen.
Nachdem Sie Textmarken in das Dokument eingefügt haben (das Einfügen der Textmarken wird unter dem Punkt „Textmarken hinzufügen“ genauer erläutert), speichern Sie die Datei im „Anwender“-Order von Workoffice ab.
Der Anwender-Ordner beinhaltet all ihre benutzerdefinierten Vorlagen. Sobald das Dokument abgespeichert wurde, wird der Pfad automatisch im Feld „Dateiname“ hinterlegt.
Abschließend müssen Sie das Dokument, wie im Punkt „Bereits bestehendes Dokument öffnen“ beschrieben, zur Liste hinzufügen.
Vorhandenes Dokument bearbeiten
Im Folgenden sehen Sie die Maske „Dokumentvorlagen“, welche bereits mit benutzerdefinierten Vorlagen gefüllt ist. Suchen Sie in der Datentabelle das zu bearbeitende Dokument, markieren Sie dieses und klicken Sie im Anschluss auf den Button [Bearbeiten].
Nachfolgend klicken Sie auf das „Bearbeiten“ Symbol, welches das Dokument in Microsoft Word öffnet. Hier können Sie den im Worddokument hinterlegten Text und die Textmarken von Workoffice abändern. Das Einfügen der Textmarken wird Ihnen im Punkt „Textmarken hinzufügen“ genauer erläutert.
Wenn Sie das Dokument angepasst haben, speichern Sie es in Microsoft Word ab und schließen die Dokumentenverwaltung. Anschließend können Sie ihr überarbeitetes Dokument verwenden und den Druck wie gewünscht starten.