Liegt Ihnen ein neuer auf dem Postweg zugegangener Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis vor, möglich sind selbstverständlich auch Schriftstücke anderer Art, können Sie das ein- oder auch mehrseitige Schreiben mit Hilfe der „Scannen“-Funktion in das zentrale System von DocuWare und zusätzlich in das DMS von WorkOffice übernehmen.
Prüfen Sie bitte zuerst über die [Konfiguration] der DMS Schnittstelle, ob die Scannoption aktiviert wurde (Benötigt TWAIN oder WIA fähigen Scanner). Zusätzlich sollten Sie definieren, in welchem Dateiformat Sie die gescannten Dokumente erzeugen möchten. Hier stehen Ihnen zum einen Bilddateien, wie bspw. Bitmap oder JPG-Formate, zur Auswahl. Bilddateien können grundsätzlich nur einseitig verarbeitet werden.
Darüber hinaus ist es möglich mehrseitige pdf-Dateien zur erstellen. Hierfür muss eine aktuelle Version von Microsoft Word auf Ihrem Arbeitsplatz/Server installiert sein. Die Größe der pdf-Dateien kann mit Hilfe der Qualitätseinstellung noch weiter reduziert werden.
Um ein neues Dokument zu scannen, öffnen Sie bitte zuerst die gewünschte Person im Navigator von WorkOffice. Klicken Sie dann auf [Erstellen] im Bereich "Dokument". Hinterlegen Sie die notwendigen Informationen zum „Titel“, dem „Arbeitsbereich“ usw. und klicken Sie dann auf den Button [Scannen].
Wählen Sie in der Maske "Quelle auswählen" den gewünschten Scanner aus.
Konfigurieren Sie die "Papierquelle" sowie den zu verwendenden "Bildtyp" und klicken Sie anschließend auf [Scannen].
Nach dem erfolgreichen Scannvorgang erscheint im Feld "Dateiname" die lokal (temporär gespeicherte) Datei. Diese können Sie über den blauen Schriftzug "Hier klicken um die Datei zu öffnen" vor dem Speichern noch einmal einsehen.
Um die Datei endgültig an das zentrale DMS von Docuware zu senden, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche [Speichern].
