Es ist ebenfalls möglich, dass neue Dokumente zu einer Person aus anderen Systemen oder über externe Dienstleister in das zentrale DMS von Enaio gelangen. Wichtig ist es hierbei immer zu berücksichtigen, dass die in Enaio angegebene Person auch eine in WorkOffice bekannte Person ist. Die sog. „IDs“ müssen also in beiden Systemen einer identischen Zuordnungsnummer entsprechen.
Im Kontext der gesuchten Person können Sie bspw. über einen Rechtsklick ein neues Dokument in Enaio erzeugen. Vergeben Sie hier die notwendigen Informationen wie den „Titel“ usw. und klicken Sie abschließend auf [Speichern]. In den darauf folgenden Schritten übernehmen Sie ein vorhandenes Dokument über die „Importieren“ oder „Scannen“-Funktion und speichern dieses ebenfalls ab.
Vergleichen Sie nun die Ansicht des WorkOffice Navigators mit der elektronischen Akte der Person aus dem zentralen System von Enaio, können Sie feststellen, dass diese in WorkOffice noch nicht bekannt bzw. verknüpft ist.
Um die Datenbestände zu synchronisieren, betätigen Sie die Schaltfläche [Datenabgleich] aus dem WorkOffice Navigator heraus und bestätigen dann mit [Ja].
Im Ergebnis sollten Sie im Datenbestand von WorkOffice das neue Dokument in der Ansicht des Navigators einsehen und bspw. mit einem Doppelklick zur Ansicht öffnen können.
