Condition WorkOffice überprüft bei Verwendung einer DMS-Schnittstelle (enaio, komxwork, d.3, etc) im Zusammenhang mit dem Prozess "Dokument erstellen", ob die Person im zentralen DMS-System bereits vorhanden ist.
- ist die Person dort bisher nicht bekannt, erfolgt die Anlage einer neuen Personenakte
- ist die Person bereits bekannt, wird das Dokument der vorhandenen Akte angefügt
Ein neues Dokument kann nur direkt zu einer Person hinzugefügt werden. Eine nachträgliche Reorganisation oder das Erstellen eines Dokumentes aus einer anderen Maske, außer dem Navigator bzw. Jagdbezirksnavigator, ist nicht möglich. Um ein neues Dokument hinzuzufügen, klicken Sie in der Navigatoransicht auf den Punkt "Dokumente". Es öffnet sich auf der rechten Seite des Navigators die personenbezogene Dokumentverwaltung. Klicken Sie anschließend auf den Button [Erstellen].
Es öffnet sich das Fenster "Neues Dokument erstellen" in welchem Sie alle relevanten Informationen zum neuen Dokument, sowie die Datei selbst erfassen können.
Titel
Im Feld "Titel" vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen zum neuen Dokument. Anhand des Titels sollte eine eindeutige Identifizierung der Datei möglich sein, da dieser z.B. auch in der Übersichtstabelle des Navigators angezeigt wird.
Dateiname
Über den Button [...] auf der rechten Seite des Feldes, muss die im DMS zu hinterlegende Datei ausgewählt werden. Der Ablageort ist zum Zeitpunkt der Erstellung nicht relevant, da die Datei vom System in die konfigurierte Dateiablage auf dem Netzwerkserver kopiert wird. Die Datei wird nicht gelöscht und bleibt lokal erhalten. Die unter dem Feld "Dateiname" angeordnete Option [Hier klicken um die Datei zu öffnen] ermöglicht Ihnen, die Datei mit dem dafür vorgesehenen Programm, z.B. Microsoft Word zur Kontrolle zu öffnen.
Arbeitsbereich
Der "Arbeitsbereich" ist an das Rechtesystem von Condition WorkOffice gekoppelt und dient gleichzeitig der Kategorisierung von Dateien im DMS. Es können bspw. nur Dateien gesucht werden, die für den Arbeitsbereich "Waffenrecht" angelegt wurden. Die Daten sind nur für Sachbearbeiter einsehbar, wenn entsprechende Rechte im Bereich "Waffenrecht" erteilt wurden. Gleiche Einschränkungen gelten für die Arbeitsbereiche "Fischereirecht", "Jagdrecht" und "Sprengstoffrecht". Dokumente, welche mit dem Arbeitsbereich "Allgemein" versehen werden, sind in der Regel von allen Sachbearbeitern einsehbar.
Archivdatum
Dieses Datumsfeld bezeichnet das Datum der Archivierung und wird standardmäßig mit dem aktuellen Datum vorbelegt.
Zuordnungname
Der "Zuordnungsname" ist ein weiteres Hilfsmittel zur Kategorisierung von Dateien im Dokumentenmanagementsystem. Gleichzeitig ist sie an Datensätze im System, z. B. eine Waffenbesitzkarte oder einen Munitionserwerbschein gekoppelt. Hierbei handelt es sich um eine "Kann" Verbindung, kein "Muss". Ein Dokument kann auch der Zuordnung "Kleiner Waffenschein" zugewiesen sein, wenn zur Person noch kein Datensatz in der Datenbank von Condition WorkOffice erstellt wurde, bspw. bei Hinterlegung eines Antragsdokumentes.
Zuordnung
Wurde für den zuvor festgelegten Zuordnungsnamen in WorkOffice ein Datensatz gefunden, zeigt das DMS bspw. die für einen Kleinen Waffenschein vergebene Erlaubnisnummer an und bietet diese zur Auswahl an. Besitzt eine Person mehrere Erlaubnisse derselben Art, stehen auch mehrere Zuordnungen zur Verfügung.
Dokumentart
Tragen Sie hier zur weiteren Feingliederung der Dokumentdateien eine "Dokumentenart" ein. Dies kann z. B. der Begriff "Bilddatei", "PDF-Datei" oder "Word-Datei" sein. Die DMS Maske bietet bereits einige vordefinierte Begriffe zur Auswahl an, welche je nach "Arbeitsbereich" hinzugefügt oder entfernt werden. Bei Bedarf kann auch ein Freitext in der Dokumentart eingetragen werden. Freitexte werden dabei aber nicht in Form einer selbstlernenden Liste bei der nachfolgenden Dokumentenerstellung angezeigt.
Verfallsdatum
Das Verfallsdatum definiert den Zeitpunkt, an dem die hinterlegte Datei aus dem DMS gelöscht werden soll, z.B. um bestimmten Datenschutzvorgaben gerecht zu werden. Diese Art der Löschung muss vom verwendeten Dokumentenmanagementsystem unterstützt werden. Lassen Sie das Feld leer, um eine evtl. ungewollte Löschung der Datei zu verhindern.
Schlüsselwörter
Dient der weiteren Aufschlüsselung für erweitere Suchalgorithmen im DMS. Wie auf dem obenstehenden Bildschirmfoto zu sehen, vergeben Sie z. B. für ein Worddokument mit Bezug zu einem Kleinen Waffenschein die Schlüsselwörter "Antrag, Kleiner, Waffenschein, KWS, do,c dot, Word". Nach Möglichkeit sollten die Schlüsselwörter mit einem Komma (,) getrennt erfasst werden.
Bemerkungen
Tragen Sie in den "Bemerkungen" einen Kommentar oder erweiterte Informationen zum Dokument ein, um anderen Sachbearbeitern das Auffinden von Dokumenten zu erleichtern.
Um die vorgenommenen Eingaben zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern]. Wenn Sie die Eingabe verwerfen möchten, brechen Sie den Vorgang über das Icon [X] in der oberen rechten Ecke ab.